Nos disponemos a comentar de forma sucinta una serie de sencillas normas de actuación en la gestión interna de una empresa -destinadas fundamentalmente al departamento comercial, de administración y/o al financiero- a fin de que en el momento en que aparezca un problema de morosidad estén ya sentadas las bases para poder afrontar su solución con rapidez, agilidad y eficacia.
En esta primera publicación vamos a tratar sobre la importancia de tener bien identificado al cliente.
Identificación cliente.
Es de suma importancia, y aunque cueste creerlo son habituales hoy en día los casos de falta de datos o de errores en los mismos con los que se encuentran los profesionales dedicados a la gestión externa del recobro.
En resumen se trataría de tener completa y actualizada en todo momento la ficha de cliente:
-Nombre y apellidos completos si es persona física o razón social completa si es empresa, así como su NIF. No confundir con anagramas, nombres comerciales o marcas, de lo cual es importante tener también constancia en caso de que existan, pero que en ningún caso deben sustituir a los primeros.
-Domicilio social o fiscal completo, incluido el Código Postal. Es importante prestar atención al punto kilométrico en caso de carreteras, y al nombre de los polígonos industriales, de parques de negocios o tecnológicos o de edificios singulares. En caso de que existan delegaciones, sucursales u otras dependencias hay que detallarlas. En caso de que existan domicilios distintos de entrega de géneros y de envío de facturación hay que diferenciarlos. En caso de que el cliente forme parte de un grupo de empresas es conveniente tener identificado al grupo de que se trate.
-Teléfonos (fijos, móviles, fax, número de extensión, whatsapp, etc.), direcciones de emails, páginas web y redes sociales (Facebook, LinkedIn, Instagram, etc).
-Identificación de los responsables del cliente o de las personas de contacto.
Habrá que tener especial cuidado con los clientes extranjeros (nombre, apellidos o razón social correctamente escritos, número de identificación fiscal correspondiente a cada país, prefijos telefónicos, códigos postales, etc.).
Son importantes también otros si se pueden conocer como por ejemplo el domicilio particular de clientes personas físicas, el nombre del cónyuge de éstos (importante en caso de régimen económico matrimonial de gananciales), otras actividades paralelas del cliente distintas a la estrictamente comercial, los datos de inscripción en el Registro Mercantil, identificación de la empresa matriz en caso de que se trate de una filial, etc.
Disponer de dichos datos facilitará la localización del cliente, el contacto con el mismo para eventuales negociaciones, permitirá poder averiguar su solvencia con mayor fiabilidad y en su caso posibilitará poder instar una demanda judicial en su contra.
En una próxima publicación trataremos sobre la documentación de la relación comercial con el cliente.
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