En nuestra anterior publicación señalamos la importancia de tener bien identificado al cliente para minimizar problemas de morosidad y facilitar su solución, apuntando una serie de sencillas normas de actuación interna en la gestión habitual de una empresa. Es el turno ahora de comentar con el mismo fin cómo documentar la relación comercial con el cliente.
Documentación de la relación comercial.
Una compraventa de géneros o una prestación de servicios no tiene porqué estar necesariamente formalizada mediante un contrato escrito. Nuestro sistema jurídico considera válidos los contratos verbales en muchísimos supuestos.
En general, corresponde al acreedor preocuparse en obtener la prueba de la existencia del crédito que dimane de una operación comercial que ha resultado impagada. Si no se dispone de toda la documentación, o no es correcta, quedarán con toda probabilidad perjudicadas las legítimas reclamaciones que se efectúen posteriormente, ya sean en vía amistosa o –principalmente- en la judicial.
Las empresas proveedoras deben ser conscientes que dedicar tiempo y personal en la correcta documentación de las operaciones con sus clientes redundará en un mejor control interno y en una gestión más eficaz, facilitará la solución de los problemas de impago y en definitiva afectará a la larga positivamente a la liquidez de la empresa, aunque de entrada pueda que no se obtenga un rendimiento visible o suponga un cambio en los hábitos de trabajo adquiridos y protocolos instaurados.
Vamos a comentar sucintamente aspectos de documentos tales como facturas, albaranes, cheques, emails y otros que se dan habitualmente en toda relación comercial.
-Las facturas deben estar emitidas correctamente: tienen que especificar la identificación total completa y correcta del cliente, los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, fecha y número de factura, así como el concepto e importe de los géneros y el número de albarán de suministro de las mercancías (o distintos números en caso de agrupación de varios en una misma factura). Es importante evitar consignar en la forma de pago de la factura los términos “al contado” o “pago en destino”. Es conveniente fijar una fecha de vencimiento de pago de la factura acorde con las condiciones generales de contratación de la empresa proveedora, que en todo caso debe ser inferior a 60 días naturales (si nada se dice se entenderá que el vencimiento es a 30 días).
-Albaranes de entrega: es muy importante recopilarlos todos, ya sean al destinatario final (con sello o firma) o al transportista. En este caso es recomendable conseguir que la empresa de transportes facilite la prueba de entrega en destino (con sello o firma) en el mismo momento en que haya un impago, o siempre en los casos de clientes problemáticos, ya que los transportistas acostumbran a conservar dicha documentación durante sólo año.
-Es conveniente guardar y recopilar toda la correspondencia cruzada con el cliente, ya sea por e-mail, correo ordinario, fax, burofax, mensajería móvil (SMS, Whatsapp), etc., y en la medida de lo posible conseguir que toda comunicación o acuerdo verbal importante quede confirmado por el cliente vía email (o mensajería móvil en su defecto).
-Es necesario conservar todos los efectos aceptados por el cliente que resulten impagados, como son las letras de cambio, los cheques y los pagarés. También los giros o recibos domiciliados que no resulten atenidos al cobro. En todo caso además hay que conseguir el documento de cargo de los gastos bancarios ocasionados por la devolución.
-Es necesario recopilar todo tipo de documentación complementaria que intuyamos nos pueda servir para los fines perseguidos, tales como notas de pedido, encargos de trabajo, presupuestos aceptados, requerimientos notariales, dictámenes periciales, estudios de laboratorios, informes de aseguradoras, etc.
En estos tiempos resulta indispensable para las empresas un asesoramiento externo eficaz. RECOA COLLECTION está integrada por profesionales especializados en la negociación amistosa, formados y apasionados en asegurar la eficacia del cobro de los impagados de sus clientes en España, Francia y a nivel internacional, contando además con un servicio jurídico compuesto por abogados especialistas en la recuperación de créditos.